Belege aufbewahren in Österreich – Aufbewahrungspflichten, Aufbewahrungsfrist – Arbeitnehmerveranlagung & Unternehmen

Für Unternehmen und viele Berufsgruppen gilt, dass diese Aufzeichnungen über Ihre Tätigkeiten anfertigen und aufbewahren müssen.

Damit soll sichergestellt werden, dass die Arbeit transparent wird und gerade in steuerlichen Angelegenheiten keine Zweifel auftreten. Die Aufzeichnungen werden häufig in Form von Belegen angefertigt und diese müssen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden.

Für die meisten wichtigen Dokumente gilt in Österreich eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren. Diese Frist immer vom Ende des Jahres. Das heißt, dass selbst Belege vom Anfang des Jahres 2018 bis zum Ende des Jahres 2025 aufbewahrt werden müssen. Erst danach dürfen diese Dokumente und Belege vernichtet werden.

Mit dieser Regelung einher, geht ein hoher Verwaltungsaufwand. Schließlich müssen Sie diese ganzen Dokumente irgendwo aufbewahren. Dabei können einige Aktenordner anfallen und diese können schnell die Grenzen Ihrer Bürofläche sprengen.

Daher ist es wichtig, dass Sie die Regelungen zur Aufbewahrung der Belege und Dokumente gut kennen. So können Sie sich unter Umständen etwas Aufwand ersparen und den Anforderungen der Behörde dennoch gerecht werden.

Hier erfahren Sie nun, welche Aufbewahrungsfristen für Sie überhaupt gültig sind und was Sie bei der Lagerung beachten sollten.

Die Form der Aufbewahrung

Im Laufe der Zeit haben sich die Speichermedien der Technologieentwicklung angepasst. Die wichtigste Form der Aufbewahrung ist aber immer noch die Papierform. Dies ist die einfachste Form, um wichtige Dokumente den Behörden zugänglich zu machen.

Der Vorteil besteht darin, dass das Papier in jedem Fall gelesen werden kann. Sie benötigen kein anderes Medium, um das Papier erst lesbar zu machen. Allerdings sollten Sie bei der Lagerung darauf achten, dass das Papier nicht nur die Umgebung angegriffen wird.

Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie die Dokumente trocken lagern und schützen. Um auf Nummer sicherzugehen ist es ratsam, noch Kopien der wichtigsten Papierdokumente anzufertigen und diese woanders unterzubringen.

Hierfür gibt es mittlerweile viele „Self-Storage“ Einheiten, die sich auf die Unterbringung von Dokumenten spezialisiert haben. In solchen Lagereinheiten herrscht stets das optimale Raumklima und Sie können davon ausgehen, dass das Papier auch nach einigen Jahren noch wie neu aussieht.

Anstelle des Papiers können Sie aber auch andere Aufbewahrungsmedien nutzen. Schon lange ist auch die elektronische Speicherung erlaubt. Selbst außergewöhnliche Medien wie der Mikrofilm ist erlaubt.

Bei der Speicherung auf elektronische Datenträger ist aber zu beachten, dass diese nicht veränderbar sein dürfen. Sie dürfen also die Daten nicht auf einen USB-Stick speichern, da diese auch nach der Speicherung der Dokumente noch veränderbar ist. Dahingegen ist das Speichern auf optische Datenträger, wie zum Beispiel CDs, erlaubt insofern diese nicht wiederbeschreibbar sind.

Sie dürfen die Dokumente also einscannen und anschließend in Form von CDs aufbewahren. Dabei müssen Sie aber immer darauf achten, dass die Dokumente vollständig und im Original vorliegen. Zudem muss immer die Lesbarkeit der Medien möglich sein.

Auf diese Weise können Sie einiges an Papier einsparen, aber Sie müssen bedenken, dass auch in sieben Jahren die Lesetechnologie der elektronischen Dokumente vorhanden sein muss.

Insbesondere wenn Sie über keine Fachkenntnisse im EDV Bereich verfügen und im Bereich der Datenaufbewahrung geschult sind, kann diese Form der Speicherung riskant sein. So kann es schnell passieren, dass CDs unleserlich oder Daten womöglich gelöscht werden.

Deshalb empfiehlt sich gerade für kleinere Unternehmen, die nicht über eine eigene EDV Abteilung verfügen, die Aufbewahrung in Papierform. Diese hat sich als am einfachsten und in der Regel auch am sichersten bewährt.

Denn gehen die Dokumente verloren, sind damit nicht nur die Informationen unwiederbringlich gelöscht, Sie müssen auch rechtliche Konsequenzen befürchten.

Die Aufbewahrungsfrist nach Branchen

Für alle Unternehmen und Personen in Österreich gilt die Aufbewahrungspflicht für einen Zeitraum von sieben Jahren. Diese ist allgemeingültig und im Gesetz festgeschrieben.

Davon abweichend gibt es aber für einige Branchen Abweichungen. Gerade in sehr sensiblen Branchen, wie Krankenhäusern oder dem Verwaltungsapparat gelten andere Regelungen zur Aufbewahrung wichtiger Dokumente.

Für Patientendokumente gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Allerdings muss hier beachtet werden, dass Schadensersatzansprüche erst nach 30 Jahren verjähren. Daher ist es hilfreicher, wenn Dokumente die gesamten 30 Jahre aufbewahrt werden. Kommt es zu einem Streitfall, können die Unterlagen genutzt werden, um den Sachverhalt nachzuvollziehen und die Streitigkeiten zu klären.

Im Bezug auf Grundstücke gilt regelmäßig eine Frist von 12 Jahren für die Aufbewahrung der Dokumente. Die Aufbewahrungsfrist ist auch vom Zeitpunkt der Abgabe der Steuererklärung abhängig. Wird diese erst sehr spät abgegeben, dann kann eine verlängerte Frist von 10 Jahren gültig sein.

Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Generell gilt, dass alle Buchungsnachweise zu den Dokumenten gehören, die für den Zeitraum von sieben Jahren aufbewahrt werden müssen. Im Allgemeinen werden Rechnungen, Quittungen und Bankauszüge zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten gezählt.

Je nach Unternehmen und Tätigkeit können noch weitere Dokumente dazugehören. Hier sind unter Anderem Lieferscheine, Prozessakten oder Betriebskostenabrechnungen. Als allgemeingültige Regel gilt, dass die Frist von sieben Jahren für alle Unterlagen gilt, die einen einzelnen Geschäftsvorfall beschreiben.

Ausgenommen von der Aufbewahrungspflicht sind allerdings Kassenzettel, Registrierkassenstreifen und Bons. Diese werden explizit genannt und müssen nicht aufbewahrt werden. Bei allen anderen Bank- und Kassenbelegen gilt jedoch die gesetzlich festgeschriebene Frist von sieben Jahren.

Darüber hinaus ist es aber noch wichtig zu beachten, was auf den Belegen und Dokumenten als Information hinterlegt werden muss. Denn nur bei vollständigem Informationsgehalt wird die Aufbewahrungspflicht auch tatsächlich eingehalten und es kann nicht etwa zu Problemen kommen. Zu den Daten, die auf dem Beleg vermerkt werden müssen gehört unter Anderem der Name des Geschäfts, das Datum und die Tagesendsumme. Dies muss zwingend auf dem Kassenbeleg vermerkt und für sieben Jahre aufbewahrt werden.

Neben dem Bankdokumenten und Kassenbelegen müssen auch Personalunterlagen aufbewahrt werden. Dies hängt mit der steuerlichen Betrachtung des Personals zusammen. Dazu gehören insbesondere die Lohnkonten und die weiteren Dokumente der Lohnbuchhaltung. Daraus ergibt sich die Besteuerung und damit diese für das Finanzamt nachvollziehbar bleibt, unterliegen diese Dokumente ebenfalls der Aufbewahrungspflicht. Die Frist ist für diese Art der Belege auf sieben Jahre festgelegt.

Als weitere Unterlagen und Belege gelten jene, die mit Einnahmen oder Ausgaben des Unternehmens in Verbindung gebracht werden. Dazu zählen Unterlagen, die typische und atypische Geschäftsvorfälle dokumentieren.

Aber auch sonstige Dokumente des Unternehmens müssen sorgfältig aufbewahrt werden. Hierzu zählen unter Anderem Verträge, Frachtpapiere oder Kreditinformationen. Der Umfang der Dokumente ist sehr vielfältig, sodass eigentlich jeglicher Schriftverkehr und jede Geschäftsunterlage sicherheitshalber aufbewahrt werden sollte.

Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht

Die Pflicht zur Aufbewahrung diverser Geschäftsunterlagen ist sehr umfangreich und kann gerade kleine Unternehmen vor große Herausforderungen stellen. Schnell wird mal vergessen ein Dokument abzuheften oder dieses ordnungsgemäß zu archivieren. Was passiert aber in solch einem Fall, wenn gegen die Pflicht verstoßen wurde?

Werden die Belege nicht ordnungsgemäß aufbewahrt, kann sich dies nachteilig auf die tatsächliche Steuerlast auswirken. Hier tritt die Schätzungsbefugnis in Kraft, welche es den Behörden erlaubt eine Schätzung der Einnahmen vorzunehmen. Dies führt in der Regel dazu, dass die geschätzte Steuerlast höher ist, als die reale Steuerlast und zum Nachteil des Unternehmens ausgelegt wird.

Ferner wird der Verstoß sowohl für Privatleute als auch für Unternehmen mit einer Geldbuße geahndet. Dabei unerheblich ist, ob der Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht mutwillig war oder ohne Vorsatz geschehen ist.

Um nicht gegen die Aufbewahrungspflicht zu verstoßen, sollten sich Unternehmen jeder Größe von Anfang an über die Pflichten informieren. So besteht erst gar nicht die Gefahr, dass zum Beispiel Dokumente aus der Anfangszeit des Unternehmens nicht ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Auch im eigenen Interesse ist die Aufbewahrung der Dokumente wichtig. Denn durch die Dokumentation können Geschäftsvorfälle dokumentiert und möglicherweise ein Schadensfall abgewiesen werden.

Sind Sie sich unsicher, welche Pflichten konkret für Sie bestehen, dann können Sie sich an Ihre Wirtschaftskammer wenden. Diese wird Ihnen genau aufzeigen, welche Dokumente Sie wie zu verwahren haben. Weitere Informationen finden Sie natürlich auch im Internet und anderen Ratgebern.

Wie werden die Dokumente vernichtet?

Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht müssen Sie die Dokumente nicht mehr lagern. In Einzelfällen kann es allerdings sinnvoll sein, wenn Sie die Geschäftsdokumente auch über den gesetzlichen Rahmen hinaus noch aufbewahren. Hier wurde bereits der Schadensanspruch gegen Ärzte erwähnt, weshalb hier empfohlen wird die Dokumente noch länger aufzubewahren.

Sehen Sie jedoch keinen Grund dafür, die Unterlagen weiterzubehalten, dann bietet es sich an diese zu vernichten. Schließlich nehmen die Unterlagen einen großen Platz ein und im Laufe der Zeit vermehren diese sich immer weiter. Um wieder für Ordnung zu sorgen, sollten Sie alte Unterlagen vernichten.

Hier können Sie selber entschieden, ob Sie zum Schredder greifen möchten oder gleich eine professionelle Aktenvernichtungsfirma für Unterstützung sorgen soll. Bei kleinen Dokumentenmengen ist der Schredder ausreichend und sollte nicht zu viel Arbeit in Anspruch nehmen. Fallen größere Mengen an und möchten Sie ganz sicher gehen, dass die Dokumente komplett unleserlich und nicht mehr rekonstruierbar sind, dann ist eine Aktenvernichtungsfirma die bessere Lösung.

Sind die Daten digital gespeichert und etwa auf Festplatten vorhanden, dann sollten Sie gleich mehrere Prozesse durchführen, um das Löschen der Daten sicherzustellen. Die beste Voraussetzung ist, wenn Sie für jedes Jahr eine eigene Partition haben.

Dann können Sie die Partition löschen, bzw. den Festplattenbereich formatieren, auf dem die Daten gespeichert waren. Das einfache Löschen oder formatieren ist aber noch nicht ausreichend. Durch spezielle Software können die Daten wiederhergestellt werden, da diese immer noch auf der Festplatte physisch vorhanden sind. Um die Daten ganz sicher zu beseitigen, müssen Sie nun ein Programm nutzen, welches die Festplattenbereiche mehrmals überschreibt. Damit werden wirklich alle Reste der Daten unwiederbringlich gelöscht.

In bestimmten Fällen ist die Vernichtung der Daten auch nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht nicht erlaubt. Hierzu gehören Unterlagen, die noch in laufenden Verfahren oder Vorfälle verwendet werden. Wurde zum Beispiel für dieses Geschäftsjahr eine steuerrechtliche Ermittlung eingeleitet, dann dürfen Sie die Dokumente für dieses Jahr natürlich nicht einfach vernichten.

Mit diesen Informationen sollte der sorgfältigen Aufbewahrung Ihrer Belege und Unterlagen nichts im Wege stehen und Sie müssen weder eine Geldbuße, noch andere Schadensfälle befürchten.