Buchhaltungssoftware in Österreich – Kosten, Anbieter & Vorteile

Buchhaltung ist ein wichtiges Thema für jedes Unternehmen. Mittlerweile gibt es in Österreich die unterschiedlichsten Anbieter für Buchhaltungssoftware, sodass beim Kauf schnell die Übersicht verloren werden kann.

Der Bereich Buchhaltung beeinflusst vor allem Unternehmen sowie Selbstständige. Gerade Personen, die selbstständig arbeiten, müssen sich zu Beginn mit viel Papierkram auseinandersetzen. Behörden und verschiedene Dokumente erschweren den Arbeitsalltag.

Dazu gehören neben den klassischen Abrechnungen auch die Steuern sowie andere Dinge. Diese kosten Zeit und mindern den Fokus auf die eigentliche Arbeit. Genau aus diesem Grund gibt es die Buchhaltungssoftware.

Was genau eine Buchhaltungssoftware ist, worauf zu achten ist und welche Vorteile sich daraus ergeben, wird im folgenden Artikel erklärt.

Was ist eine Buchhaltungssoftware?

Bei einer Buchhaltungssoftware handelt es sich um eine Software für den PC, mit der Unternehmen oder Selbstständige all ihre Einnahmen und Ausgaben genau erfassen können. Des Weiteren kann je nach Funktionsumfang auch eine Umsatzsteuererklärung oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt werden.

Egal ob in kleineren oder größeren Unternehmen, ohne eine passende Software zur Buchhaltung geht es nicht. Davon profitieren auch Einzelunternehmer sowie Selbstständige. Denn diese müssen ebenfalls ihren Gewinn ermitteln.

Abhängig vom Anbieter und der Software sind unterschiedliche Funktionen möglich, die eine Menge Zeit sparen. Unter anderem werden Berichte erstellt, Auswertungen vorgenommen oder spezielle Dokumente für die Behörden wie das Finanzamt ausgestellt.

Eine Buchhaltungssoftware spart nicht nur Zeit, sondern hinterlegt sämtliche Ein- und Ausgänge sauber in das System. Generell ist der Bereich Buchführung stark mit der Bilanzierung verknüpft. Was in einer Buchhaltungssoftware nicht fehlen darf, wird später erwähnt.

Wozu wird eine Buchhaltungssoftware benötigt?

Der Kauf einer Buchhaltungssoftware bringt mehrere Vorteile mit sich. Generell werden zwischen zwei verschiedenen Arten von Softwares unterschieden. Es gibt unter anderem eine:

• -> Offline Software
• -> Online Software

Bei der Offline Software handelt es sich um die Version, die üblicherweise auf dem Markt gekauft wird. Die betroffene Person erhält eine CD und installiert die Buchhaltungssoftware manuell auf seinen PC. Sie gilt nach wie vor als einer der sichersten Varianten. Dennoch gehen die Meinungen weit auseinander.

Sehr beliebt aufgrund des Internets ist die Online Software. Mithilfe der Online Software ist sicherer Arbeiten möglich. Wer sich für diese Art von Buchhaltungssoftware entscheidet, der kann mit einer lokalen Speicherung auf den PC rechnen. Denn bei der Software werden sämtliche Daten in einem Hochsicherheitszentrum gespeichert.

Der große Vorteil: Derartige Server können in mehreren Ländern verteilt werden. Sollten Naturkatastrophen oder andere Ausfälle auftreten, sind die Daten trotzdem gesichert. Vor allem für Unternehmen mit vielen Ein- und Ausgängen ein wichtiges Kriterium.

Voraussetzungen vom Bundesministerium für Finanzen

In Österreich spielt das Finanzamt eine entscheidende Rolle in Sachen Buchhaltung und Finanzierung. Damit es zu keinen Abmahnungen oder Strafen kommen kann, müssen die Betroffenen folgende Punkte beachten:

=> Alle Belege müssen 7 Jahre aufbewahrt werden.

Dazu zählen:

• -> Belege
• -> Kontoauszüge
• -> Geschäftspapiere
• -> Ein- und Ausgaben

• => Die Daten auf der Buchhaltungssoftware müssen auf den Datenträgern archiviert werden. Bei einer möglichen Prüfung des Finanzamts ist es Pflicht diese vorzulegen.
• => Sollten jedoch Unterlagen auf den Datenträger liegen, fällt diese Pflicht weg.

Das muss eine gute Buchhaltungssoftware können

Wie oben bereits erwähnt kann man mithilfe einer Buchhaltungssoftware unterschiedliche Dinge im Bereich der Buchhaltung erleichtern. Insbesondere für Selbstständige und Gründer ist die Software unerlässlich.

Bevor es an den Vergleich der verschiedenen Anbieter geht, muss zunächst geklärt werden, was die Buchhaltungssoftware überhaupt leisten muss. Denn nicht jede Software ist gleich. Zudem sind die Bedürfnisse von Unternehmen zu Unternehmen anders.

Generell bringen die Programme einen gewissen Standard mit. Im Prinzip sind in jeder Version die gängigsten Basisfunktionen enthalten. Allerdings sollten Betroffene einen genaueren Blick auf den Funktionsumfang werfen, da es zum Teil deutliche Unterschiede gibt.

Folgende Leistungen sollte eine Buchhaltungssoftware enthalten:

• -> Schreiben von Rechnungen
• -> Mahnwesen
• -> Umfang der Buchführung
• -> Erstellung von Angeboten
• -> Kassenbuch
• -> Verwaltung der Anlagen
• -> Lohn- sowie Gehaltsabrechnungen

Um die Modelle genau zu verstehen, werden sie im Folgenden nochmals genauer erklärt.

• 1) Buchführung
  Jede Software zur Buchhaltung verfügt über ein Standard-Modul. Durch dieses Standard-Modul sind unter anderem herkömmliche Eingangs- oder Ausgangsrechnungen möglich. Allerdings gibt es einen großen Unterschied in Sachen Auslegung. Buchhaltungssoftwaren sind entweder nach EÜR oder nach der doppelten Buchführung ausgelegt. EÜR bedeutet Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
• 2) Mahnwesen und Rechnungsstellung
  Zu jeder Buchhaltung gehört die Führung von Rechnungen. Deswegen kommen die meisten Produkte mit einer vorgelagerten Funktion auf dem Markt. Darüber hinaus ist das Mahnwesen wichtig. Nicht jeder Kunde wird zuverlässig seinen Zahlungstermin einhalten. Das Mahnwesen kann die alltäglichen Rechnungsprozesse vereinfachen. So haben Unternehmen und Selbstständige immer einen Überblick über die offenen Forderungen ihrer Kunden.
• 3) Angebotserstellung
  Nicht vergessen werden darf die Erstellung von Angeboten. Angebote sind in der Marktwirtschaft nicht wegzudenken. Sie manuell mit dem PC zu schreiben ist zwar möglich, aber nicht so effektiv wie mit einer Buchhaltungssoftware. Deswegen sollte das Programm auch über die Funktion einer Angebotserstellung verfügen.
• 4) Lohn- und Gehaltsabrechnung
  Hierzu gibt es unter anderem Module zur Lohn- und Gehaltsrechnung, die den Mitarbeitern große Arbeit abnehmen können. Diese Leistung wird dann notwendig, sobald Mitarbeiter im Unternehmen angestellt sind. Ab dann muss eine Entgeltabrechnung durchgeführt werden. Ohne diesen Bereich wäre es schwierig die Kosten innerhalb eines Unternehmens im Auge zu behalten. Deswegen darf die Lohn- und Gehaltsabrechnung in keiner Buchhaltungssoftware fehlen.
• 5) Kassenbuch
  Ein Kassenbuch ist dann notwendig, sobald ein Geschäft mit Bargeld bezahlt wird. In Unternehmen kommt das Kassenbuch eher selten vor. Öfters hingegen benötigen es Selbstständige, die zu Beginn ihre Geschäfte überwiegend mit Bargeld abschließen.
• 6) Anlagenverwaltung
  Die Verwaltung der Anlagen wird für Unternehmen wichtig, die über ein umfangreiches Anlagevermögen besitzen. Die Buchhaltungssoftware hilft einen Überblick über sämtliche Anlagen und deren dazugehörigen Abschreibungswerte zu behalten. Neben den oben genannten Funktionen gibt es noch eine weitere Vielzahl an unterschiedlichen Funktionen. Diese können je nach Software und Bedürfnisse unterschiedlich sein.

Vor- und Nachteile einer Buchhaltungssoftware

Eine Buchhaltungssoftware bringt enorm viele Vorteile mit sich. Der ein oder andere Nachteil sollte jedoch nicht vernachlässigt werden. Welche das sind, wird im Folgenden erwähnt.

Vorteile

• Mit einer Buchhaltungssoftware erspart man sich viel Zeit, Aufwand und Nerven. Die Software automatisiert die Erstellung von Angeboten, Rechnungen und vieles mehr. Vor allem für Gründer und Selbstständige ein großer Vorteil.
• Darüber hinaus bekommen Unternehmen einen besseren Überblick über ihre noch nicht beglichenen Rechnungen oder offenen Forderungen. Ein Blick ins System reicht aus, um mögliche Probleme festzustellen und anschließend zu beheben.
• Letztendlich wird aufgrund der Software kein Steuerberater mehr benötigt. Das spart vor allem Kosten.
• Ein letzter Vorteil ist eine saubere Bilanz am Ende des Jahres. Bei Unstimmigkeiten oder unsauberen Abrechnungen kann es schnell zu Problemen mit dem Finanzamt kommen. Die Buchhaltungssoftware hilft sich dagegen zu schützen.
• -Manche der Systeme passen sich an den Änderungen der Politik an und verhindern einen Verstoß gegen das Gesetz. So ist die Bilanz immer auf dem neuesten Stand.

Nachteile

• Das System muss erst erlernt werden. Das Programm erleichtert zwar die Arbeit, allerdings benötigt es eine gewisse Zeit um sich damit zurechtzufinden.
• Für die Nutzung einer Buchhaltungssoftware entstehen Kosten. Meist sind die Angebote auf eine bestimmte Laufzeit beschränkt.

Wie viel kostet eine Software zur Buchhaltung?

Wie oben bereits erwähnt bringt die Software zur Buchhaltung enorm viele Vorteile mit sich. Sie spart Geld, Zeit, Aufwand und Nerven. Außerdem haben Unternehmen stets einen sauberen Überblick über ihre Finanzen. Früher oder später stellt sich die Frage, wie viel die Software eigentlich kostet. Das hängt hauptsächlich vom Umfang ab.

Standardpakete bewegen sich zwischen 100,00 und 500,00 € pro Jahr. Je mehr Zusatzfunktionen vorhanden sind, umso höher wird der Kaufpreis. Allerdings hat sich gezeigt, dass die Nutzung auf mehreren Arbeitsplätzen teurer ausfällt. Bei der Buchhaltungssoftware handelt es sich im Grunde genommen meist immer um eine Lizenzversion.

Deswegen müssen die Kosten einmal im Jahr erbracht werden und nicht einmalig. Der Grund für die jährlichen Zahlungen ist den Updates verschuldet. Bei einer einmaligen Zahlung wird das Programm nicht mehr aktualisiert, welches mit Laufe der Zeit zum Nachteil werden könnte. Deswegen gibt es die meisten Produkte nur mit Lizenz zu erwerben.

Im Internet gibt es zum Teil Anbieter mit einem kostenlosen Angebot von Buchhaltungssoftwares. Für Unternehmen wären diese Pakete nicht sinnvoll.

Für Gründer, die lediglich zu Beginn auf Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Umsatzsteuervoranmeldung zurückgreifen müssen, können die kostenlose Produkte ein guter Einstieg sein. Ansonsten empfiehlt sich generell immer die Verwendung einer Buchhaltungssoftware, die von einem etablierten Hersteller kommt.

Tipps und Tricks bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware

Zur Buchhaltung gehören mehrere Bereiche, die berücksichtigt werden müssen. Dementsprechend gibt es beim Kauf auf den ein oder anderen Punkt zu achten. Folgende Tipps sollten bei der Suche helfen:

• 1) Es sollte eine Buchhaltungssoftware ausgewählt werden, die kompatibel mit DATEV ist. Dazu zählt beispielsweise SKR 03 oder SKR 04.
• 2) Generell sollte immer eine Schnittstelle zwischen ELSTER und DATEV vorliegen. Zudem muss man auf Aktualität achten.
• 3) Bereits beim Kauf gilt es auf den richtigen Anbieter zu achten. Sollten diese über ein FAQ oder Nutzerforum verfügen, ist der Einstieg um einiges leichter.
• 4) Zu guter Letzt sollte sich jeder genau überlegen, ob er eine lokale Lösung möchte oder über eine Cloud arbeiten möchte. Bei der lokalen Lösung ist man immer an einen Ort gebunden wohingegen bei der Cloud Lösung keine Grenzen gesetzt sind.

Welche Anbieter gibt es in Österreich?

Mittlerweile gibt es eine große Auswahl an unterschiedlichen Anbietern in Österreich. Vor dem Kauf sollte man sich mit den verschiedenen Herstellern auseinandersetzen, um so die beste Buchhaltungssoftware für sein Unternehmen zu finden. Dabei kommen folgende Anbieter in Frage:

=> Freefinance
Josef Broukal ist einer der bekanntesten User der Freefinance Software. Der Sitz des Unternehmens liegt in Schwechat. Die Software ist günstig und ideal für Unternehmer aus Österreich zugeschnitten. Mithilfe des Tools lassen sich Buchhaltung und Steuerberatung miteinander verknüpfen. Alles kann am Schluss an einem Dokument abgearbeitet werden. Diese Funktionen und

Vorteile bietet die Software von Freefinance:

• lässt sich einfach bedienen
• ermöglicht eine Einnahme-Ausgaben-Rechnung
• die Kontoauszüge können aus dem Online-Banking geladen werden
• Buchhaltung für Verpächter und Vermieter
• es können Buchungsvorschläge erstellt und via Online Banking bearbeitet werden
• Registrierkassa
• guter Preis
• gratis Steuerlexikon, Online Tutorials, Dropbox Verknüpfung, etc.
• Möglichkeit zur Reisekostenabrechnung

=> Sevdesk.at
Hinter Sevdesk befindet sich ein deutsches IT-Unternehmen. Das Startup hat seinen Hauptsitz in Offenbach in Deutschland.

Nicht nur für Deutsche, sondern auch für Österreicher wird eine Buchhaltung zum selbst in die Hand nehmen versprochen. Dazu werden nicht einmal spezielle Vorkenntnisse benötigt. Folgende Funktionen und Vorteile ergeben sich durch die Buchhaltungssoftware von Sevdesk:

• für Österreich wird eine ganze eigene Version angeboten
• Eingangsrechnungen lassen sich durch eine App von Sevdesk fotografieren und per Mail weiterleiten
• automatische Fakturierung ist möglich
• Rechnungsdesign kann nach eigenen Wünschen frei gewählt werden
• ein Klick reicht, um sämtliche Rechnungen an die Kunden weiterzuschicken
• Sevdesk erstellt automatisch einen DATEV-Export, sodass auch elektronisch mit dem Steuerberater kommuniziert werden kann
• zudem kann der Steuerberater im Programm weiterarbeiten
• eignet sich für kleine und mittlere Betriebe
• wurde 2013 mit dem „Initiative Mittelstand – Best of 2013“ ausgezeichnet

=> Haude Software
Bei der Buchhaltungssoftware von Haude wird die gesamte Finanzverwaltung im Privat- und Businessbereich übernommen. Der Hauptsitz der Firma befindet sich in Wien. Das Unternehmen ist bereits mehr als 15 Jahre im Geschäft und hat dementsprechend ein großes Angebot für Buchhaltung nachzuweisen. Selbst Gründer und Selbstständige können damit schnell und bequem ihre Finanzen bearbeiten. Folgende Funktionen bietet der Anbieter:

• Software kann von Buchhaltern genutzt werden
• Erweiterung durch Registrierkassensoftware möglich
• Vereinsbuchhaltung
• Privatpersonen können ebenfalls von der Software profitieren
• die Buchhaltungssoftware wurde speziell auf Steuerberater zugeschnitten
• Haude bietet darüber hinaus Fachliteratur zu Buchhaltung, Faktura, Steuern und Selbstständigkeit in Österreich an
• Online-Lösung erhältlich
• ein Partner von Microsoft

=> Eurofibu
Diese Software kann zum Beispiel positive öffentliche Reaktionen wie E-Media oder Wirtschaftsblatt verzeichnen. Das Unternehmen hat ihren Sitz ebenfalls in Österreich und verfügt über eine ganze Produktpalette an Funktionen. Folgende Funktionen und Vorteile bringt der Anbieter mit:

• einfache Bedienung
• wurde genau auf die Regelungen in Österreich zugeschnitten
• eignet sich genauso zur Verwaltung des privaten Haushalts
• es lassen sich laufend Buchhaltungssätze erfassen
• Zusammenarbeit mit Steuerberater ist nahtlos möglich
• geeignet für Personen, die nicht sehr viel Vorkenntnisse im Bereich des PCs haben
• Support ist gut zu erreichen

=> BMD Business Software
Hierbei handelt es sich um eine Business Lösung, die speziell für Österreich zugeschnitten wurde. Sie wird nicht nur von Unternehmen, sondern auch von Steuerberatern genutzt. Weitere Nutzer sind Wirtschaftsprüfer sowie selbstständige Buchhalter. Der Sitz der Firma liegt in Steyr und wurde bereits im Jahr 1972 gegründet. Folgende Funktionen und Angebote können Nutzer erhalten:

• Controlling
• Bilanz
• Prognoserechnungen
• individuelle Kundenberatung
• Anlagenbuchhaltung
• Finanzbuchhaltung
• Zeiterfassung
• Kassensoftware
• Warenwirtschaftssystem

=> RZL Software
Die RZL Software ist eher etwas für Profis. Der Sitz der Softwareentwickler ist in Tumeltsham. Mit der Software wird das nötige Wissen rund um Rechnungswesen zur Verfügung gestellt.

Die Software wird gerne von Steuerberatern und Wirtschaftstreuhändern geführt. Mit der Buchhaltungssoftware arbeiten mittlerweile über 13.000 Menschen. Folgende Besonderheiten und Funktionen bietet die Software ihren Kunden:

• die Programme lassen sich leicht erlernen
• die Bedienung hat man schnell im Griff
• es gibt unter anderem eine Online-Version
• hohe Qualitätsansprüche werden erfüllt
• Auswertungen lassen sich mit einem Klick nachsehen

Fazit

Buchhaltung ist essentiell notwendig für jedes Unternehmen oder Selbstständigen. Ohne sie würde der Blick über sämtliche Finanzen schnell verloren gehen. Grundsätzlich werden zwei verschiedene Arten von Buchhaltungssoftwares unterschieden.

Es gibt die Online- und die Offline-Version. Aufgrund der Updates und des Internets ist die Online-Version weiter vorne. Außerdem muss die Software über alle notwendigen Funktionen verfügen, die es zur Buchhaltung benötigt.

Dazu gehören unter anderem das Erstellen von Berichten, Bilanzen, Angeboten, Rechnungen, Forderungen und Kassenbüchern. Der Markt ist relativ groß. Jedoch sollte sich bei den oben genannten Anbietern ein passender herausfiltern lassen. Unterm Strich lassen sich somit viel Zeit, Aufwand und Kosten sparen.