Die ordentliche Buchhaltung ist für jedes Unternehmen wichtig. Aber viele Kaufleute und Freiberufler kommen mit dem Thema Rechnungswesen in Berührung, wenn sie ihre Geschäftstätigkeit aufnehmen.
Selbst kleine Fehler können schwerwiegende Konsequenzen haben und im schlimmsten Fall zu Problemen im Geschäftsleben führen. Mit diesem Artikel zeigen Ihnen die Abrechnungsfehler bei Privatentnahmen und wie Sie sie vermeiden können.
Wenn Selbstständige Geld für den persönlichen Gebrauch aus dem Vermögen des Unternehmens entnehmen möchten, sollte dies in der Buchhaltung entsprechend vermerkt werden. Wie eine private Entnahme gebucht wird, beschreiben wir in diesem Bericht. Des Weiteren erhalten Sie einen Überblick über die rechtlichen Bestimmungen einer privaten Entnahme.
Info: Für Details zum Thema Privatausgaben/Private Entnahme vom Geschäftskonto in Österreich bitte einen Steuerberater oder Rechtsanwalt mit konkreten Fragen beauftragen!
Was ist eine private Entnahme?
Wenn Unternehmer Waren, Bargeld oder Dienstleistungen aus kommerziellen Vermögenswerten für den eigenen Gebrauch rausnehmen, handelt es sich dabei um eine private Entnahme. Obwohl es für den Unternehmer keine Vor- oder Nachteile gibt, sollten Abhebungen entsprechend gebucht werden.
Sparen für Unternehmen? – Worauf achten bei Privaten Ausgaben?
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Dabei ist die wichtigste Regel: Der Gewinn eines Unternehmens kann durch private Entnahme gemindert werden. Um den Gewinn zu senken, ändert sich auch die Steuerbemessungsgrundlage für die Auskalkulierung der Steuerlast, die das Unternehmen zu zahlen hat. Um Steuerrückstände durch private Entnahmen nicht zu mindern, muss der Gewinn unverändert bleiben.
Beim Abheben von Geldern wird unterschieden in:
Zum Beispiel, wenn ein Unternehmer Geld aus einer Unternehmenskasse abhebt oder das Unternehmensvermögen für private Überweisungen verwendet.
- Warenentnahme: Wenn beispielsweise der Besitzer eines Supermarkts in seinem Geschäft einen privaten Einkauf tätigt, wird dies als Warenentnahme angesehen.
- Produktrücknahme: Nimmt ein Bäcker hausgemachtes Brot aus seiner Bäckerei zum Eigenverbrauch, so handelt es sich um eine Produktrücknahme.
- Nutzungsentnahme: Wird ein Firmenfahrzeug für Privatreisen verwendet, gilt dies als Nutzungsentnahme.
- Leistungsentnahme: Wenn der Koch Essen für den Restaurantbesitzer zubereitet, gilt dies als Anspruch auf Leistung in seinem eigenen Geschäft.
Privatbezug und Privateinlage: der Unterschied
Private Investitionen sind das Gegenteil von privaten Rücknahmen. Anstatt das Vermögen des Unternehmens für den persönlichen Gebrauch vom Konto des Unternehmens zu nehmen, wird es dem Konto des Unternehmens gutgeschrieben. Dieser Vermögenswert kann sowohl ein finanzieller Vermögenswert als auch ein Eigentum sein, beispielsweise der Beitrag eines privaten Fahrzeugs, das für Geschäftsreisen verwendet wird.
Wer darf private Entnahmen tätigen?
Nicht alle Unternehmer sind zu privaten Entnahme berechtigt. Daher können Gesellschafter von Unternehmen mit beschränkter Haftung keine privaten Abhebungen vornehmen.
- Privatbezug Unternehmen mit unbegrenzter Haftung
- Unternehmen mit Unbegrenzter Haftung sind:
- Gesellschaft des bürgerlichen Rechts
- Einzel-Unternehmen
- Kommanditgesellschaft (KG)
- Offene Handelsgesellschaft (OHG)
Für Unternehmen mit unbegrenzter Haftung nutzen Aktionäre oder Eigentümer ihr persönliches Vermögen als finanzielle Grundlage eines Unternehmens. Privatbezüge sind bei Einzelunternehmern und Personengesellschaften besonders häufig, da Unternehmer mit diesen Rechtsformen keinen Monatslohn zahlen. Unternehmer finanzieren ihr Privatleben daher auch mit Wirtschaftsgütern.
Private Entnahmen bei GmbH, UG oder AG
Für Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG oder AG sind private Zahlungen nach den Grundsätzen der Einkommensteuer nicht möglich. Da es sich bei Aktionären und Managern aus rechtlicher Sicht um „Nicht-Unternehmen“ handelt, steht es ihnen nicht frei, über Geschäftsgüter zu verfügen, um Vermögenswerte für den persönlichen Gebrauch abzuziehen. Es sollte eine klare Aufteilung der Rechnungslegung zwischen dem Vermögen der Gesellschaft und dem Privatvermögen der Anteilseigner geben. Anstelle einer privaten Entnahme erhalten die Aktionäre eine jährliche Ausschüttung von Gewinnen(§ 18 EStR).
Wie hoch kann eine private Auszahlung sein?
Wie hoch eine private Auszahlung sein kann, ist nicht eindeutig festgelegt. Jedes Unternehmen legt die oberste Grenze für die private Entnahmen aus dem Vermögen des Unternehmens fest. Sie müssen jedoch absolut sicher sein, dass die Auszahlung nicht höher ist als der Gewinn des Unternehmens. Andernfalls besteht die Gefahr einer Unternehmens-Überschuldung. Daher sollte der Betrag, den Sie jeden Monat für den persönlichen Gebrauch abheben, gut kalkuliert sein. Zunächst müssen die Lebenshaltungskosten eines Unternehmers wie Wohnkosten, Lebenshaltungskosten und Haushaltskosten sowie Freizeitkosten berücksichtigt werden.
Zur Ausrichtung können Sie die Daten-Statistik der Bank verwenden, aus denen Sie das Durchschnittsgehalt des Gründers ersehen können. Es ist auch sehr nützlich, eine Liste der regulären Rechnungen und Bestellungen zu führen. In jedem Fall verfolgen Sie Ihre Ausgaben und die damit verbundenen privaten Zahlungen. Überprüfen Sie auch regelmäßig Ihren aktuellen Finanzbedarf, da die Ausgaben nicht immer konstant sind. Darüber hinaus kann das Führen einer Liste des Budgets für Ihre Haushaltsausgaben hilfreich sein. Es gibt spezielle Budgetanwendungen, die die Planung und Steuerung erheblich vereinfachen.
Idealerweise sollten Sie immer genug Geld auf Ihrem Unternehmenskonto haben, um drei bis vier Monate ohne Einkommen überleben zu können. Auf diese Weise können Sie Saison bedingte Schwankungen und schlechte Monate in der Branche abfedern, ohne die Arbeit zu belasten.
So besteuern Sie den private Entnahmen
Für private Entnahmen gelten je nach Art der Auszahlung unterschiedliche Steuerrichtlinien. Beispielsweise werden Bargeldbezüge ohne Mehrwertsteuer nicht besteuert, während die Umsatzsteuer in Form von Sachleistungen gezahlt wird. Private Abhebungen führen zu einer Reduzierung des Geschäftsvermögens, sodass die Unternehmen nicht besteuert werden. Das Privatvermögen des Unternehmers steigt jedoch durch private Entnahmen. Auszahlungen unterliegen daher der privaten Einkommensteuer.
So werden private Entnahmen gebucht
Für private Abhebungen und Einzahlungen muss ein separates Konto für das Eigenkapitalkonto eingerichtet werden. Alle privaten Eingänge (private Einzahlungen) sind auf einem persönlichen Konto auf Haben reserviert, alle Verfügungen (private Abhebungen) in Soll.
Nach den Standardkonten (SKR) 03 und 04 werden Privatentnahmen wie folgt gebucht:
- Kontoname: Privatbezug im Allgemeinen
- SKR 03: 1800 (Privatbezug allgemein)
- SKR 04: 2100 (Privatbezug allgemein)
Erstellen Sie eine persönliche Quittung für private Abhebungen
Jeder Unternehmer ist nach den Regeln ordnungsgemäßer Buchführung verpflichtet, jede private Entnahme mit einer Quittung nachzuweisen. Wenn für die betreffende Auszahlung keine Quittung vorliegt, z. B. weil sie verloren gegangen ist oder nicht ausgestellt wurde oder weil es sich um eine Barauszahlung handelt, müssen Sie ein Selbstdokument erstellen. Diese dient als Nachweis und sollte folgende Daten enthalten:
Datum
Betrag oder Kosten
der Ort
der Name
eine Unterschrift
Beim Erstellen eines Selbstdokuments sollten außerdem folgende Regeln beachtet werden:
Stellen Sie keinen Sammelbeleg für mehrere Auszahlungen aus, sondern legen Sie nur einen Beleg für die Auszahlung an. Stellen Sie sicher, dass sich auf jeder Quittung der Name des Empfängers befinden. Geben Sie als Ziel „Privatbezug“ an, damit die Buchhaltung den Beleg korrekt zuordnen kann. Sie sollten immer daran denken, dass jede Auszahlung auf Kosten des Eigenkapitals Ihres Unternehmens erfolgt. Privatbezüge sollten niemals die Unternehmensgewinne übersteigen, um Liquiditätsengpässe und mögliche Unternehmensschulden zu vermeiden.
Persönliche und geschäftliche Ausgaben trennen / ehrlich bleiben
Es kommt häufig vor, dass Unternehmensausgaben von einem Privatkonto oder eine private Ausgaben von einem Unternehmenskonto bezahlt werden. Dies bedeutet zusätzlichen Arbeitsaufwand für Ihren Buchhalter / Steuerberater, da er nach den Ausgaben des Unternehmens noch ein persönliches Konto durchlaufen muss und sich weiterhin mit den privaten Ausgaben auf dem Konto des Unternehmens befassen muss. Sie müssen diesen zusätzlichen Arbeitsaufwand bezahlen.
Viele Unternehmen versuchen ständig, private Entnahmen als Betriebskosten zu verkaufen. Zum Beispiel einen Besuch in Restaurants am Sonntag und Geschenke an private Freunde.
Einige Ausgaben sind auf den ersten Blick als private Ausgaben zu erkennen und sollten als solche gebucht werden.
Unser Rat
Sie benötigen auf jeden Fall ein Unternehmenskonto und ein persönliches Konto. Private Ausgaben müssen von Ihrem persönlichen Konto bezahlt werden. Grundsätzlich sollten Sie für Ihr Geschäft nur von einem Geschäftskonto, keinesfalls aber von einem Privatkonto aus bezahlen. Wenn Sie beispielsweise beim Kauf Bürogeräte und persönliche Gegenstände kaufen, vergessen Sie nicht, die Schreibwaren über ein Geschäftskonto und die persönlichen Gegenstände über ein persönliches Konto zu bezahlen. Sie sollten immer geschäftliche und private Ausgaben trennen. Sie sparen Geld für Ihren Steuerberater / Buchhalter und alles ist viel klarer. In keinem Fall sollte versucht werden, private Konten in der Buchhaltung zu führen und diese als Geschäftskosten zu verkaufen. Bei der Steuerprüfung der Steuerbehörde werden diese Fälle mit Sicherheit auftauchen und in der Regel mit Zahlungen und Strafen enden. Riskieren Sie nicht Ihren Erfolg!
Wer ist für Abrechnungsfehler verantwortlich?
Viele Selbstständige arbeiten mit einem Steuerberater zusammen, da die Steuergesetzgebung sehr kompliziert ist. Natürlich haben Sie nicht genug Mut, die vom Steuerberater ausgearbeitete Steuervorbereitung bis ins kleinste Detail zu überprüfen. Also legst du deine Unterschrift nieder. Aber wenn es Fehler gibt, sind Sie an der Reihe, nicht Ihr Buchhalter. Nach der Unterzeichnung garantieren Sie, dass alle Informationen wahr und richtig sind.
Selbstverständlich ist Ihr Buchhalter verpflichtet, sorgfältig und achtsam zu arbeiten und keine fehlerhaften Ratschläge zu erteilen. Wenn dies bei Ihnen der Fall ist, kann Ihr Buchhalter zur Rechenschaft gezogen werden. Dies bedeutet jedoch häufig Rechtsstreitigkeiten sowie die Möglichkeit der Fehlerprüfung. Und es ist nicht immer so einfach. In jedem Fall werden Sie immer zuerst von den Steuerbehörden kontaktiert.
Fazit
Buchhaltung ist für kleine Unternehmen und Freiberufler ein versiegeltes Buch. Auch wenn Sie ein vereinfachtes Einkommensüberschusskonto verwenden können, ist häufig eine Unternehmensbuchhaltung erforderlich. Es ist sinnvoll, einen Steuerberater / Wirtschaftsprüfer zu konsultieren. Sie sollten sich jedoch auch mit diesem Thema vertraut machen, damit Sie dessen Vorgehensweise verstehen. Mit externer Hilfe und ein wenig eigenem Wissen können Sie viele Fehler in der Buchhaltung vermeiden. Auf diese Weise verlieren Sie nie den Überblick und Ihr Geschäft wächst und wird erfolgreich sein.
Tipp!
Mit einer Buchhaltungssoftware werden Ihnen solche Fehler nicht passieren. Sie konzentrieren sich auf die Arbeit und die Software auf das Rechnungswesen.
